Rejoindre le Département du Calvados c’est réaliser plus qu’un métier, Sortez du cadre et soyez fier de servir l’intérêt général en améliorant la vie quotidienne des calvadosiens !

Le Département du Calvados s’adapte et propose de nouvelles méthodes de travail (Télétravail, co-working…) tout en veillant à la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

Et si c’était vous notre futur ambassadeur portant nos 5 valeurs « Confiance, Responsabilités, Exemplarité, Ecoute, Respecter » ?

N’hésitez plus rejoignez-nous et venez vivre une expérience enrichissante et humaine !


Assistant(e) du directeur général des services


Offre N°24143

Votre quotidien:

A l’occasion du départ à la retraite de l’actuelle titulaire du poste, le Département recrute son assistant(e) de direction générale des services (DGS), positionné(e) auprès du directeur général des services et dont le périmètre englobe également la direction de la modernisation de l’action publique, la direction générale adjointe Finances et moyens ainsi que les chargés de mission de la direction générale.

L’assistant(e) de la direction générale des services est un fidèle bras droit des cadres dirigeants de la collectivité. Il/elle est un(e) très proche collaborateur(trice) et une personne de confiance du DGS et des cadres dirigeants de la collectivité. Polyvalent(e), il/elle prend en charge des missions très variées, allant des tâches classiques de secrétariat (planning, gestion des appels, circuit du courrier, fournitures…) à de la gestion administrative interne (archivage, diffusion de l’information, outils collaboratifs…), en passant par la production et la mise en valeur, « le design », de documents, y compris en ligne et sur les réseaux sociaux.

L’assistant(e) de la direction générale met ses compétences en avant pour soutenir le DGS et les cadres dirigeants de la collectivité, de leurs préoccupations administratives et, de manière générale, il/elle les assiste dans tous les aspects de leur travail pour leur faire gagner en temps et en efficacité. 

A noter qu’une réflexion est en cours en vue de mutualiser certains assistants de direction afin d’assurer une continuité en cas d’absence et de mettre en commun les compétences.

Activités

1. Assistanat du DGS, des directeurs de la DGA Finances et Moyens, des cadres de la DMAP et des chargés de mission de la direction générale des services

  • Dans ce cadre et de manière non exhaustive, l’assistant(e) de la direction générale des services filtre les appels téléphoniques, traite le courrier tout en organisant l’agenda et le classement.
  • Il/elle planifie les rendez-vous, les déplacements et les réunions dont il/elle peut être invité(e) ensuite à rédiger les comptes-rendus.
  • Il/elle saisit et met en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduit et/ou les scanne puis les diffuse.
  • Il/elle gère les stocks de fournitures de bureau et veille au bon fonctionnement des équipements partagés (imprimantes collectives notamment).

2. Interface entre la direction générale des services et la Présidence

  • L’assistant(e) de la direction générale des services assure le lien avec la Présidence du Département. Il/elle est susceptible de participer à la gestion des Assemblées et veille au bon déroulé du processus de préparation des rapports.
  • En lien avec le Cabinet, il/elle est susceptible de participer à l’organisation des réceptions de personnalités accueillies au siège du Département.

3. Constitution et préparation de dossiers et de documents

  • L’assistant(e) de la direction générale des services prépare des dossiers (présentation des personnalités accueillies), assure une veille générale sur les sujets d’intérêt pour la direction générale des services et mène certaines recherches documentaires.
  • Il/elle met en forme des documents, afin de les rendre plus communicants et plus percutants, sur tout type de support (lettre, contenus en ligne et sur les réseaux sociaux…), dans ce qui s’apparente au métier émergeant depuis quelques années « d’assistant digital ».

Vos atouts:

Connaissances et profil

L’assistant(e) de la direction générale des services voit et entend tout ce qui se passe autour du directeur général des services. Ce dernier doit donc pouvoir lui faire une confiance absolue. Par suite, il est avant tout demandé beaucoup de discrétion et un réel sens de la confidentialité.

De plus, l’assistant(e) de la direction générale des services est souvent bousculé(e) par des priorités qui arrivent à l’improviste, alors qu’il/elle doit gérer plusieurs emplois du temps : le sien et celui des cadres dirigeants qu’il/elle seconde. De ce fait, il/elle doit faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et surtout de méthode et d’organisation.

Bien sûr, il est attendu une très bonne maîtrise des techniques bureautiques. Mais en lien avec les attentes les plus contemporaines du métier, des compétences en marketing digital, outils de création graphique, outils de travail collaboratif et animation des services sociaux professionnels sont également recherchées. 

Discret(e), débrouillard(e), communicatif(ve), organisé(e) et pluricompétent(e), l’assistant(e) de la direction générale des services se doit aussi d’avoir un excellent relationnel et une bonne présentation.

Enfin, il est important que l’assistant(e) de la direction générale des services dispose d’une bonne connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement du Département.
 


Vous disposez de ces atouts, rejoignez-nous !


INFOS UTILES

Poste: Assistant(e) du directeur général des services
Service: Direction générale des services
Supérieur hiérarchique: Directeur général des services
Groupe IFSE: 4
Catégorie: B
Contrat: Titulaire ou contractuel
Diplômes: BAC+2
Date de fin: 06/05/2021
Date d'entretien prévu: 26/05/2021

Nos postes sont accessibles et conformes RQTH


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