Assistant de gestion – Responsable d’unité d’accueil (H/F)


Référence de l'offre :
Offre N° 23385

jeudi 04 juillet 2019

Poste ouvert aux agents relevant du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux.
Date limite de dépôt des candidatures : le 31 juillet 2019.
(date prévisionnelle de jury : le 12 septembre 2019).

Mission

En tant qu’assistant de gestion responsable d’unité d’accueil/courrier, vous assurez la gestion administrative du service et l’encadrement d’une équipe de 10 agents (3 hôtesses, 2 standardistes et 5 vaguemestres).
Placé(e) sous l’autorité de la directrice assemblées et juridique, vous êtes le(a) garant(e) de la qualité de l’accueil institutionnel et garantissez la distribution quotidienne du courrier.
Vous organisez l’activité de l’équipe, lui apportez conseil et soutien et veillez à apporter une réponse adaptée aux besoins des services.
Force de proposition, vous êtes appelé(e) à collaborer à la réflexion en cours aux fins de moderniser la direction et êtes chargé(e) de piloter des projets transversaux (centralisation d’une partie du courrier, amélioration de l’accueil institutionnel, modernisation des pratiques).

Activités

En lien avec les directions et services, vous :
• Assurez l’encadrement hiérarchique et organisez l’activité des vaguemestres / livreurs, des hôtesses d’accueil, et des standardistes
• Optimisez la gestion des ressources affectées à l’accueil physique et au courrier et gérez le planning des agents
• Conseillez et proposez des solutions adaptées et pragmatiques aux demandes des services par rapport aux différentes situations et apportez conseil technique et soutien aux agents
• Accompagnez votre directrice dans l’élaboration d’une démarche qualité et le suivi de projets (aménagement des locaux, modernisation et amélioration des procédures)
• Rendez compte à votre directrice de l'activité de l’équipe
• Préparez les dossiers pour les réunions et participez à celles-ci.
• Participez quotidiennement aux activités de l’équipe (gestion du courrier entrant et sortant, distribution du courrier et autres livraisons, affranchissement, accueil physique et téléphonique,)

Connaissances

• Techniques de management
• Hiérarchisation des urgences

Conditions d’exercice

• Encadrement fonctionnel d'une petite équipe
• Lieu : Caen

Profil souhaité

• Niveau IV à III (Bac à Bac+2)
• Titulaire de la fonction publique, filière administrative ou technique, ou contractuel

 


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